會議室服務員工作流程

一、會議中心服務員的迎送工作

會議中心承擔著召開國內(nèi)外重大會議的任務，需要接待來自不同地區(qū)的參加會議者，因此這一類服務工作的“善始善終”往往表現(xiàn)在車站、機嘗碼頭的迎送環(huán)節(jié)上。迎送工作的有關事項如下：

（1）認真研究客人的基本資料。

準確了解客人的名字、相貌特征(如事先有照片的話)，弄清楚客人的身份、來訪目的、與本組織的關系性質(zhì)和程度，以及其他背景材料。

（2）確定迎送規(guī)格。

根據(jù)以上資料，結合本組織的具體情況，確定迎送規(guī)格。對較重要的客人，應安排身份相當、專業(yè)對口的人士出面迎送；亦可根據(jù)特殊需要或關系程度，安排比客人身份高的人士破格接待，或安排副職、助理出面。對于一般客人，由公關部派員迎送即可。

（3）做好迎送準備工作。

比如，與有關交通部門聯(lián)系，核實客人的班機或車船班次、時間；安排好迎送車輛；預先為客人準備好客房及膳食；如果對所迎接的客人不熟悉，需要準備一塊迎客牌子，寫上“歡迎×××先生(小姐、女士)”以及本組織的名稱；如需要，可準備好鮮花等。

（4）嚴格掌握和遵守時間。

無論迎送，均需提前到達機嘗車站或碼頭，不可遲到。要考慮到中途交通與天氣原因。如送行時客人需辦理托運或登機手續(xù)，可由公關部派員提前前往代辦。

（5）迎接與介紹。

接到客人后，即表示歡迎或慰問，然后相互介紹。通常先將前來歡迎的人員介紹給來賓；或自我介紹，并遞上名片。客人初到一般較拘謹，應主動與客人寒暄，話題宜輕松自然，如客人的旅途情況，當?shù)氐娘L土人情、氣候特點、旅游，客人來訪的活動安排、籌備情況、有關建議，以及客人可能關心的其他問題。除客人自提的隨身小件行李外，應主動幫助客人提行李。

（6）妥善安排。

客人抵達住地后，盡可能妥善安排，使客人感到賓至如歸。如向客人提供活動的日程計劃表、本地地圖和旅游指南；向客人介紹餐廳用膳時間及主要的接待安排，了解客人的健康情況及特殊需要(如回程機、車、船票)；到達后不要馬上安排活動，迎接人員不必久留，以便讓客人更衣、休息和處理個人事務；分手前應該約好下次見面的時間及聯(lián)系方法等。

二、會議服務基本環(huán)節(jié)的操作細則

會議的種類很多，服務的環(huán)節(jié)要根據(jù)會議種類而確定。

會前準備工作

會前準備是工作中的重要環(huán)節(jié)，目的在于使會議服務人員做好充分的準備和完善的物質(zhì)準備。

（1）了解會議基本情況。

服務員接到召開會議的通知單后，首先要掌握以下情況：出席會議的人數(shù)；會議類型、名稱；主辦單位；會議日程安排；會議的賓主身份；會議標準；會議的特殊要求及與會者的風俗慣。

（2）調(diào)配人員、分工負責。

會前，主管人員或經(jīng)理要向參加會議服務的所有人員介紹會議基本情況，說明服務中的要求和注意事項，進行明確分工。使所有服務員都清楚地知道工作的整體安排和自己所負責的工作，按照分工，各自進行準備工作。

①服務員根據(jù)會議的類型、性質(zhì)、人數(shù)，結合會議廳（室）的具體情況整體安排會場布局。同時根據(jù)與會者的風俗慣和特殊要求調(diào)整廳（室）內(nèi)的各種裝飾藝術品、宣傳用品，搞好會議廳（室）內(nèi)外的清潔衛(wèi)生。

②維修人員檢查照明、音響、視頻、空調(diào)等設備，根據(jù)會議要求增添新的設備冬夏季要調(diào)整好室溫，注意通風。

(3)準備會議需用物品。

①茶水具。

a.茶具要求:

第一，挑選茶具要注意選擇花紋、式樣、顏色、型號配套的茶具。

第二，茶具不得有破損，必須干凈，每套茶杯下面要有墊盤。

第三，茶杯要按會議人數(shù)配放，每人一套。還要準備適量備用杯。

b.水具要求:

第一，不用不保溫的暖水瓶。

第二，暖水瓶一般15個人配備1個。

第三，如果與會人數(shù)較多，或會場服務不方便，可適當增加一些暖水瓶。

c.茶葉:

第一，袋裝茶葉，每個杯子配放一袋，并有適量的備用茶。

第二，散裝茶葉可事先放入杯中，待賓客就坐后直接沖泡開水。

②簽到桌及文具用品。

a.在大廳門口處或會議室入口處準備好簽到桌、筆、紙或簿。

b.如會議要求配備信紙、便箋、圓珠筆或紅藍鉛筆等，要每人一份整齊地擺放在會議桌上。

③水果飲料。根據(jù)會議標準，有時還要備有不同的飲料和水果。水果要經(jīng)過挑選，事先洗凈、裝盤、擺放整齊。