根據有關檔案管理的規定，特擬定以下校務公開檔案管理制度：

一、立卷歸檔制度

1、按學院校務公開細則公示的，有保存價值的文字、圖表、聲像等不同形式的記載材料，都屬于立卷歸檔范圍。

2、歸檔要求，凡已公開的記載材料，部門移交時須進行整理、分類、立目、裝訂后移交。

3、歸檔時間，通過公示后的記載材料，各部門須在結束后十五天之內整理后提交存檔。

二、檔案保管制度

1、校務公開檔案庫以部門為單元，分類保管。

2、加強檔案庫的防火、防盜、防蟲的安全工作。

3、不斷改善保管條件，提高保管水。

三、檔案利用制度

1、保管人員必須熟悉其檔案范圍及主要內容，為相關上級部門和學院部門的查詢提供服務。

2、查閱必須辦理登記手續，未經同意，不得翻拍攝影，不得復印。

3、借出必須辦理審批手續，不得遺失。

4、校務公開范圍僅限于學校內部，外部人員查閱借閱時，須遵循《國家安全法》及相關保密規定辦理。

四、檔案管理人員實行工作責任制

1、檔案管理人員要忠于職守，熟悉業務。

2、檔案管理人員要按相關制度提出管理措施，要對部門檔案立卷歸檔提供指導。

3、檔案管理人員在整理保護和提供利用方面作出成績的，校務公開領導小組予以獎勵。